Uma empresa importadora é uma empresa que se dedica à compra de produtos de outros países para revendê-los em seu mercado doméstico. Algumas características comuns de empresas importadoras incluem expertises como: conhecimento de importação, networking internacional, capacidade de gerenciamento de riscos, conhecimento avançado do mercado internacional, necessidades domésticas e da legislação aduaneira, bem como recursos financeiros para capital de giro, por exemplo.
Portanto, ter um ERP especializado no segmento e que ajude a organização no controle e na qualidade das informações necessárias para administrar um processo de importação é uma grande vantagem competitiva.
Um software para importadores pode trazer diversas vantagens. Listamos abaixo 05 grandes benefícios em utilizar um ERP especialista em importação:
1 – Controle e automação de processos:
Com um ERP especialista em empresas importadoras, é possível automatizar e controlar processos chave desde a compra até a entrega do produto, proporcionando aos importadores total visibilidade e um refinado controle sobre todo o fluxo operacional. Com isso, é possível de reduzir o tempo gasto em tarefas manuais e burocráticas, tornando o processo mais ágil, rápido e confiável,
Com sistemas de gestão especialistas como o ERP Analysis, você irá controlar o processo de importação desde a emissão da DI (Documento de Importação), inclusive integrando os pagamentos relativos com seu fluxo de caixa e toda sua gestão financeira. E mais, para emitir a NF de nacionalização não há qualquer tipo de retrabalho, bastando apenas poucos cliques.
2 – Redução de erros e retrabalhos:
Com essa automação, a entrada manual de dados é reduzida, diminuindo a possibilidade de erros e retrabalhos.
Erros que são comuns na administração de um processo de importação, mas podem ser evitados com o ERP Analysis:
- Falta de Planejamento.
O processo de importação deve ser bem planejado, incluindo a definição de prazos, documentos necessários, cálculo de custos, entre outros fatores. A falta de planejamento pode levar a atrasos na chegada da mercadoria ou até mesmo à sua retenção na alfândega. Um sistema especialista permite que você programe antecipadamente as datas de pagamento de impostos relativos a importação, de forma integrada com seu fluxo de caixa, para uma visão completa e detalhada do impacto financeiro do processo, com lembretes e avisos automáticos em cada estágio do processo.
- Classificação incorreta da Mercadoria Importada.
A classificação incorreta da mercadoria pode levar a erros na documentação e no pagamento de impostos. Por exemplo, se uma mercadoria for classificada incorretamente como um produto isento de impostos, pode resultar em multas e penalidades.
- Falta de conhecimento sobre a legislação aduaneira.
A legislação aduaneira pode ser complexa e variar de acordo com o país de origem e de destino da mercadoria. A falta de conhecimento sobre essas leis pode resultar em erros no processo de importação. Ter um ERP que atenda as legislações de importação e incorpore de forma contínua suas alterações vai naturalmente evitar erros graves na configuração e condução do processo de importação.
- Problemas com a documentação.
A documentação necessária para importar mercadorias pode ser extensa e variar de acordo com o tipo de produto e o país de origem. Problemas com a documentação podem levar a atrasos na liberação da mercadoria ou mesmo à sua retenção na alfândega. Utilizando o ERP Analysis você possui bibliotecas para anexar qualquer tipo de dado (como as documentações de importação), no próprio registro de importação, facilitando e centralizando a organização de documentos importantes.
- Problemas com o transporte.
O transporte de mercadorias pode ser complexo e incluir várias etapas, como transporte marítimo, terrestre e aéreo. Problemas com o transporte podem levar a atrasos na chegada da mercadoria ou mesmo a danos na carga. Com um sistema de gestão você tem controle de todos os custos de transporte e seus diversos prazos, evitando o pagamento desnecessário de armazenagem ao agilizar em poucos cliques a documentação que viabiliza o despacho da mercadoria a ser transportada.
- Problemas com a alfandega.
A alfândega é responsável por verificar a documentação e a carga das mercadorias importadas. Problemas com a alfândega podem levar a atrasos na liberação da mercadoria ou mesmo à sua retenção. Com o ERP Analysis você tem uma gestão também visual para os diversos canais da alfândega, desde sinal verde, amarelo, vermelho até cinza.
- Problemas com pagamentos de impostos e taxas.
O processo de importação envolve o pagamento de impostos e taxas, que podem variar de acordo com o tipo de mercadoria e o país de origem. Problemas com o pagamento de impostos e taxas podem levar a multas e penalidades. Com um ERP especialista, todo o controle e programação deste fluxo financeiro, inclusive com workflows, pode ser configurado desde o início, assegurando a visibilidade dos prazos e automatizando ao máximo toda essa gestão.
3 – Redução de custos:
Com a otimização e automação dos processos, é possível reduzir custos de importação, como gastos com frete, mão de obra e armazenagem. Não raro, empresas são multadas ou pagam armazenagem de forma desnecessária pela baixa eficiência na emissão e administração do processo de importação.
É comum também encontrar softwares não especialistas que possuem funcionalidades de Importação e Compras totalmente apartadas, sem qualquer tipo de integração. Verifique se as projeções de custos, desembolsos financeiros e planejamento de entrega de compras importadas alimentam os demais módulos de ERP, como vendas, produção e finanças da mesma forma que o módulo de Compras.
Isso diminui consideravelmente os custos operacionais envolvidos na administração das importações e aumenta de forma significativa a eficiência e produtividade de empresas que já tomam proveito de ERPs especialistas como o ERP Analysis, pois evitam fluxos distintos de análise de dados e permitem uma visão completa da cadeia de suprimentos da organização.
Foque no que é realmente importante e elimine processos manuais e desnecessários.
4 – Monitoramento de fornecedores:
Ao importar produtos, você está estabelecendo relações comerciais com fornecedores internacionais que são fundamentais para o sucesso do negócio. Esses fornecedores irão garantir que você tenha o estoque necessário para atender à demanda dos seus clientes.
Com um software especialista para importação, é possível monitorar o desempenho destes fornecedores, identificando aqueles que entregam produtos de qualidade e cumprem prazos previamente acordados. Esse controle de lead time de fornecedores de produtos importados, até pela complexidade logística envolvida, é vital para cumprir prazos de entregas com clientes finais e assegurar fidelidade e qualidade no relacionamento com a base de clientes.
Um ERP especialista e integrado irá monitorar suas compras e apresentar qual o melhor fornecedor, tanto do ponto de vista de prazo e cumprimento de entregas quanto no aspecto preço, preparando o gestor para uma melhor tomada de decisão, já orientada a dados.
5 – Decisões orientadas a Dados:
Com a coleta de dados e informações em tempo real, um software para importação pode gerar relatórios e insights valiosos para a tomada de decisão, permitindo que os importadores identifiquem padrões e tendências em suas operações.
Com o ERP Analysis você pode inclusive criar ilimitadas KPIs para monitorar de forma proativa indicadores chaves para seus processos de importação, antecipando e atuando em tempo real nos eventos de impacto mais significativos, sem atrasos.
Destacamos alguns indicadores que podem ser monitorados com o ERP Analysis visando maior controle sobre importações;
- Tempo médio de processamento de importação: Mede a velocidade com que uma importação é processada, desde o cadastro da DI (Declaração de Importação) até a emissão de NF de nacionalização.
- Nível de estoque de produtos importados: Acompanha o nível de estoque de produtos importados em relação à demanda, ajudando a evitar excessos ou faltas.
- Taxa de entrega no prazo: Mede a porcentagem de importações entregues dentro do prazo acordado com fornecedores e clientes.
- Taxa de retorno de produtos importados: Avalia a proporção de produtos importados que são devolvidos devido a defeitos, problemas de qualidade ou outras razões.
- Eficiência de fornecedores: Avalia o desempenho dos fornecedores em termos de qualidade, prazo de entrega e cumprimento de acordos comerciais.
- Custo médio de frete por importação: Mede o custo médio de frete por unidade de produto importado, auxiliando na negociação de acordos com transportadoras.
Conheça nosso artigo 05 vantagens em utilizar Indicadores de Desempenho caso queira saber mais sobre diversos benefícios em utilizar KPIs com seu sistema de gestão.
Em resumo, um software para importadores pode ser uma ferramenta valiosa para ajudar a gerenciar e otimizar todo o processo de importação, trazendo vantagens em termos de controle, eficiência, redução de custos e análise de dados.
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